Begonnen met je start-up? Proficiat! (Lees zeker ook: Wat is een start-up? en Vuistregels voor start-ups.)

Naast werken in het bedrijf, moet je ook tijd nemen om aan het bedrijf te werken. Dat betekent dat je inzicht moet krijgen in de mechanieken van je onderneming. Wat zijn de resultaten, en aan welke knoppen kan en moet je draaien om die resultaten bij te sturen?

Wat je meet, stuur je.

Het begint dus bij goede cijfers, en die op een goede manier bijhouden - in een KPI dasboard.

Ikzelf probeer me een bedrijf voor te stellen als een grote trechter - bovenaan stop je er marketing en sales in, en je transformeert die door productie in omzet en winst.

De bedoeling is dat je deze cijfers nu al bijhoudt. Die cijfers op zich zullen weinig betekenis hebben. Het is uit de evolutie over de maanden heen, en de correlatie tussen die cijfers over de maanden heen, dat je inzichten begint te krijgen.

Na verloop van tijd zal je bijvoorbeeld beginnen zien dat het aantal en soort blogposts dat je schrijft in maand 1, zal leiden tot bezoekers in maand 3, en leads en offerteaanvragen in maand 5. Die correlatie over de tijd blootleggen is cruciaal: het leert je welke en hoeveel blogposts je moet schrijven, en houdt de motivatie daarvoor hoog.

Je zal ook beginnen zien dat 10 offerteaanvragen gemiddeld na 3 maanden leiden tot 3 uitgeschreven offertes, waarvan je na nog 1 maand gemiddeld 1 kan omzetten tot een effectieve verkoop. Je leert ook wat de gemiddelde euro-waarde van zo'n verkoop is.

100.000 euro verkoop levert na 3 maanden facturatie van 100.000 euro op (en zo leer je de gemiddelde 'levertijd') - met (loon)kosten van gemiddeld 80.000 euro. Wat dan weer leidt tot winst van 20.000 (waarvan je intresten, belastingen en afschrijvingen moet aftrekken).

Door deze cijfers maandelijks bij te houden, heb je na een jaar een bijna visueel zicht op de trechter die je bedrijf is. Hoewel het in het begin wat nutteloos zal lijken, zal je na een jaar blij zijn dat je deze cijfers bijgehouden hebt.

Ik heb dit voor jullie al in een spreadsheet gegoten:

Pas op: ik heb in bovenstaande spreadsheet een aantal assumpties gemaakt. Zoals: we gaan uit van inbound marketing met blogposts en social media. Als je op een andere manier aan marketing doet, moet je misschien andere cijfers (Mediabudget? Airtime van tv-spotje?) gaan bijhouden.

Vul alsjeblief zelf de relevante cijfers in.

Naast de bovenstaande trechter zijn er ook een aantal andere zaken die je in je bedrijf moet opvolgen, die niet noodzakelijk rechtstreeks tot winst leiden.

Ik definiëer drie extra gebieden: HR, kwaliteit en financiëel.

HR: je wil bijhouden hoeveel mensen je in dienst hebt (om naar productie aantal beschikbare uren te extrapoleren), wat de gemiddelde loonkost is, wat het gemiddelde ziekteverzuim is....
Ik hou daar ook graag cijfers bij die 'personeelstevredenheid' kunnen aanduiden: ziekteverzuim, spontane personeelsinitiatieven, verloop...

Ook de Kwaliteit wil je blijven opvolgen; en liefst op een objectievere en systematischer manier dan af en toe anecdotisch per project of per klant. Je wil vooral ook de evolutie over tijd bijhouden, en indicatoren zien die de kwaliteit aanduiden (verlenging van contracten bijvoorbeeld).

Financiëel: voor elke startup en voor elk bedrijf geldt dat cashflow de zuurstof is om te overleven.  Dit moet je nauwgezet opvolgen. Gemiddeld klantenkrediet en intrestkosten zijn indicatoren om dit in de gaten te houden.

De spreadsheet van dat KPI dashboard kan je hier in CSV-formaat downloaden. Gebruik het, maar pas het aan naar je eigen bedrijf, situatie en sector.

Zijn er dingen die jullie anders zouden aanpakken?

tags:  bedrijf, kpi, dashboard, startup